Bei Verhandlungen zwischen einem Kunden und seinem Lieferanten geht es nicht primär darum, sich gegenseitig zu beweihräuchern oder zu einem bestimmten Zeitpunkt einen netten Smalltalk abzuhalten. Themen wie Preise, Lieferkonditionen, Gewinnmaximierung und das Vermeiden von Lieferengpässen müssen geklärt werden, um einen echten Mehrwert zu garantieren und die Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit abzustecken, welche beide Parteien zuversichtlich in die Zukunft blicken lässt. Dafür ist es allerdings notwendig, dass ein entsprechendes Meeting gerade auf der Seite des Kunden nicht nur gut, sondern perfekt und professionell vorbereitet wird. Nachlässigkeiten in der Vorbereitung werden schnell zu Stolperfallen, wenn es in der Verhandlung mit Lieferanten um Details geht.

Lieferantengespräche stellen die Weichen für geschäftlichen Erfolg oder Misserfolg

Produkte für teures Geld einkaufen kann jeder – wirklich jeder! Doch ist der günstige Preis, der bei einer Verhandlung ausgearbeitet wird, wirklich so entscheidend? Nein, denn der moderne Einkauf ist zu umfangreich aufgestellt, als dass er nur auf den Preis fixiert wäre. Natürlich sollen die Kosten optimiert werden und der Preis muss stimmen, denn letztlich stehen Einsparungen ganz klar für Gewinnoptimierung, doch was nutzt der beste Preis, wenn Ihnen die Ware beschädigt, in mangelhafter Qualität oder auch mal gar nicht geliefert wird? Aus diesem Grund gilt es in Verhandlungen mit Lieferanten nicht nur den Bestpreis auszuloten, sondern sicherzustellen, dass der Partner an Ihrer Seite auch wirklich der beste Lieferant ist. Und das allumfassend. Doch wie lässt sich das bewerkstelligen? Gibt es Stellschrauben, die schon vor der Verhandlung justiert werden können, um so die beste Qualität zu sichern? Ja, die gibt es natürlich.

Der perfekte Lieferant

Wie sind Sie im Unternehmen aufgestellt? Gibt es in Ihrer Branche viele Lieferanten, die ein absolut identisches Lieferangebot fahren? Sind Sie durch die Vielfalt an Lieferanten in der Lage, schnell, situativ und nach eigenem Gusto zu handeln? Dann sind Sie zu beneiden, denn das ist nicht der Regelfall. Üblicherweise werden Kunden nämlich mit der Situation konfrontiert, eine langfristige Partnerschaft mit einem Lieferanten, die auf multiplen Gegebenheiten basiert, genau ausloten zu müssen. In diesen Fällen ist es unumgänglich, jede Verhandlung exakt durchzutimen. Schon vor dem Verhandlungsgespräch gibt es reichlich Hausaufgaben zu erledigen, die Sie systematisch abarbeiten können.

Je stärker der Partner an Ihrer Seite ist, desto besser können Sie und Ihr Unternehmen davon profitieren. Aus diesem Grund ist es wichtig zu wissen, wie Ihr Wunschpartner aufgestellt ist. Handelt es sich um ein Unternehmen, in dem gut organisiert wird oder regiert eher das „geordnete Chaos“, bei dem Sie schnell zum Leidtragenden werden können? Ist der Lieferant in der Breite der Mitarbeiter so aufgestellt, dass er Ihren Bedarf auch wirklich decken und spontan auf Sie und Ihre Wünsche reagieren kann? Nur ein Lieferant, den man schnell „an der Strippe hat“, ist in der Lage, Sie schnell zu bedienen oder zumindest zeitnah Auskünfte zu erteilen. Glücklicherweise können Sie all diese Punkte bequem recherchieren, bevor Sie in die Verhandlung einsteigen. So sind Sie davor gefeit, dass Ihnen am Verhandlungstisch ein verkaufsstrategischer Bär aufgebunden wird, denn Sie wissen dann, was der Lieferant leisten kann und was eben nicht. Die Recherchemöglichkeiten des Internets helfen Ihnen bei der professionellen Vorbereitung.

Schnelligkeit ist Trumpf!

Sie arbeiten in einem Markt, in dem kurzfristige Reaktionen alles sind? Dann ist es selbsterklärend, dass auch Ihr Lieferant bei der Schnelligkeit mitziehen muss. Dafür ist es jedoch notwendig zu wissen, wie die Lieferanbindungen sind und welche Distanzen überbrückt werden müssen. Je weiter der Lieferant entfernt ist, desto logischer wird es auch, dass Sie die Lagerkosten übernehmen und Kapital binden müssen, wenn die zeitnahe Lieferung Ihr eigenes Verkaufsargument ist.

Doch damit nicht genug, denn oft lohnt auch ein Blick – ein ungeschönter Blick! – auf die technischen Möglichkeiten des Ansprechpartners. Bilder sind geduldig, Homepages ebenso. Doch wie sehen die technischen Anlagen beim Lieferanten wirklich aus? Hat er überhaupt die Kapazitäten, Ihren Bedarf zu befriedigen? Oder müssen Sie möglicherweise, weil er stark ausgelastet ist, auf Sonderproduktionen oder echte Schnellschüsse lange warten, was Sie am Ende selbst in Lieferschwierigkeiten bringt? Die wichtigsten Fakten im Blick und die richtigen Fragen im Anschlag – so kann man verhandeln.

Wer fragt, der führt

Wer die Antworten auf seine Fragen schon vorher weiß, der ist uneinholbar vorne, wenn es im Gespräch um das Erreichen von Zugeständnissen oder um Verbesserungen beim Service geht. Wer schon vor der Verhandlung mit dem Lieferant weiß, wo die Stärken und Schwächen seines Gegenübers liegen, der kann das Gespräch zu seinem Vorteil beeinflussen. Jeder Lieferant möchte verkaufen und im besten Fall eine Partnerschaft auf der Basis einer langfristigen Zusammenarbeit sichern. Doch das darf nicht zu Ihren Lasten gehen. Sie brauchen Operationssicherheit, um in der Lage zu sein, die Ansprüche Ihrer Kunden zu befriedigen. Und zwar zu 100 Prozent – besser noch zu 150 Prozent. Glücklicherweise gibt es „Kniffe“, wie das Standing eines Unternehmens ausgelotet werden kann. Ist der Gesprächspartner möglicherweise in einer „Schieflage“ und würde, nur um Sie als Kunden zu gewinnen, mehr zusagen, als er tatsächlich in der Lage ist zu erfüllen? Das lässt sich eruieren, wenn Sie die Umsatzentwicklung des Lieferanten der letzten drei bis fünf Jahre anschauen. Hat sich an der Marktstellung des Unternehmens etwas gravierend verändert und ist die aktuelle Auftragslage eventuell eher „mau“ oder ist Ihr Lieferant ein marktbeherrschender Player? Nur wer potente Partner an seiner Seite weiß, wird auch selbst engagiert am Markt operieren können, denn der Starke ist stets darum bemüht, seine Marktposition nicht einzubüßen, die er sich hart erarbeitet hat. Natürlich werden Sie sich die Frage stellen müssen, ob Sie bei einem dominanten Lieferanten die erste Geige spielen, also ein A-Kunde sind und so Ihre Forderungen oder Wünsche durchsetzen können, oder ob Sie in der Kategorie B-, C- oder gar D-Kunde laufen. An diesem Standing lässt sich allerdings stets arbeiten. Durch Ihren eigenen Erfolg, für den ein dynamischer Partner als Lieferant nicht selten der Garant ist!

Strukturen bei Verhandlungen mit Lieferanten

Ist der richtige Lieferant erst einmal gefunden und konnte er für Ihr Unternehmen gewonnen werden, ist viel geschafft. Doch das ganze Vorhaben steht und fällt letztlich mit den Verhandlungen, die Sie führen. Hier ist eine professionelle Vorarbeit das A und O. Zuerst gilt es für Sie zu eruieren und festzulegen, wer in Ihrem Haus federführend für die Vorbereitung der Verhandlungen mit Lieferanten ist. Dieser Verantwortungsbereich muss eine große Menge an Informationen zusammentragen, und die Infos müssen auch – am besten per Handout – an die Teilnehmer aus Ihrem Hause fließen. Liegen Ihnen alle notwendigen Informationen vor, um die Verhandlungen dominant in den Händen zu halten, bedeutet das für Ihr Unternehmen oft bares Geld. Darum muss mit ausreichendem Vorlauf vor der Verhandlung geprüft werden, ob die Infos auch wirklich komplett sind. Nichts ist schlimmer, als am Tag X mit rudimentären Informationen dazustehen und einräumen zu müssen, dass man selbst schlecht vorbereitet ist.

Haben Sie die Informationen zur Hand, lohnt es sich, einen „Probelauf“ zu fahren. Im Zuge der Generalprobe ist es unumgänglich und elementar wichtig, dass alle Verhandlungsteilnehmer aus Ihrem Haus auf das Goal „eingeschworen“ werden. Vermeiden Sie unbedingt, dass in Ihren eigenen Reihen Uneinigkeit hinsichtlich der Vorgehensweise herrscht! Dabei muss auch festgelegt werden, wer in letzter Konsequenz als Leiter der Verhandlungen das Sagen hat. Der Verhandlungsleitung können und sollen allerdings ruhig weitere Personen beigestellt werden, denn wenn man sich gegenseitig perfekt die Bälle zuspielt, gelingt es, so manches Zugeständnis zu erzielen.

Im Zuge dieses Probelaufes lohnt es sich auch auf jeden Fall, vorher festzulegen, wer das Gespräch protokolliert. Nur das, was am Ende des Tages schriftlich vorliegt, gilt als vereinbart. Worte sind nicht nur leicht zu sprechen, sie sind auch leicht zu brechen!

Wer präsentiert in Verhandlungen mit Lieferanten die Argumente?

Außerdem ist es empfehlenswert, schon vorher festzulegen, mit welchen Strategien Sie in die Verhandlung gehen. Hier macht es Sinn, einen Mitarbeiter abzustellen, der die Reaktionen und Aussagen des Lieferanten analysiert. So sind Sie in der Lage, die Verhandlung flexibel und situationsabhängig gestalten zu können.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist das Wissen, ob Sie bei den Verhandlungen seitens des Lieferanten alle wichtigen Entscheidungsträger am Tisch sitzen haben. Ist dies der Fall, dann lohnt es sich, an diesem einen Tag „Nägel mit Köpfen“ zu machen und den Deal unter Dach und Fach zu bringen. Dafür muss man allerdings möglicherweise eine Verhandlungsverlängerung einplanen. Diese Luft, inklusive Breaks, um sich zu regenerieren, sollte mit einkalkuliert sein. Und selbst wenn der Termin nicht den gewünschten Erfolg bringt, ist es möglich, hier die Weichen zu stellen, um in einem oder zwei weiteren Terminen Ergebnisse vorweisen zu können! Aber auch das steht und fällt mit der soliden Planung und einer generalstabsmäßigen Vorgehensweise!